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全國大學生節能減排社會實踐與科技競賽會務服務項目招標計劃公示

全國大學生節能減排社會實踐與科技競賽

會務服務項目招標計劃公示

第十二屆全國大學生節能減排社會實踐與科技競賽定于20196-8月在華北理工大學舉辦。本次競賽由教育部高教司主辦,教育部高等學校能源動力類專業教學指導委員會、華北理工大學及首鋼京唐鋼鐵聯合有限責任公司聯合承辦。競賽規模2000人,總預算203萬。基于競賽統籌規劃原則,現需委托會務公司協助我校及首鋼京唐公司承辦本次競賽,確保競賽順利進行。

1 項目簡介

1.1 項目名稱

首鋼京唐杯第十二屆全國大學生節能減排社會實踐與科技競賽

1.2 項目背景

全國大學生節能減排社會實踐與科技競賽是由教育部高等教育司主辦、唯一由高等教育司辦公室主抓的全國大學生學科競賽,為教育部確定的全國十大大學生學科競賽之一,也是全國高校影響力最大的大學生科創競賽之一。

大賽充分體現了節能減排、綠色能源的主題,緊密圍繞國家能源與環境政策,緊密結合國家重大需求,在教育部的直接領導和廣大高校的積極協作下,起點高、規模大、精品多,覆蓋面廣,是一項具有導向性、示范性和群眾性的全國大學生競賽,得到了各省教育廳、各高校的高度重視。2019年,第十二屆大學生節能減排社會實踐與科技競賽由華北理工大學承辦,首鋼京唐鋼鐵聯合有限責任公司協辦,全國參賽作品達200余件,是一次全國大學生節能減排創新設計的重要賽事。

1.3 活動內容

本次活動分為開閉幕式、作品展示、專家評審、分組答辯、專家會議、首鋼京唐分會場等活動行程。

1.4 活動時間

20196-8月。

1.5 活動地點

華北理工大學(主會場)、首鋼京唐鋼鐵聯合有限責任公司(分會場)。

自行踏勘現場

1.6 活動資料

本次活動所有官方資料(LOGO、競賽概況、競賽動態等)均可在全國大學生節能減排社會實踐與科技競賽官方網站查詢和下載。

http://www.jienengjianpai.org/

2 項目環節

2.1 開閉幕式

開幕式時間:88

閉幕式時間:810

開幕式形式:領導致辭、校旗入場、啟動儀式等

閉幕式形式:領導致辭、總結、頒獎、會旗交接等

參加人數:1500

場地:華北理工大學大會堂,內場及看臺

內容:開閉幕式主視覺設計、活動場地布置、舞臺搭建、舞美音響布置、開幕式演出人員化妝及服裝租賃、企業宣傳、活動流程執行等。

要求:(1)主館內場要求完整地面保護,地面保護地毯為展覽專用地毯,舞臺下方要使用木板等進行場地保護;(2)屏幕尺寸總和不少于60平米,所使用LED屏幕規格不低于全彩P3屏幕;(3)所使用音響須為水平線聲源陣列主音箱,音響不能直接置于舞臺,須懸掛確保音響效果;(4)舞臺燈光須涵蓋配備包括但不限于TRUSS架、330光束燈、LED面光帕燈、LOGO燈、三合一、追光燈等,確保會議和舞臺效果;(5)開、閉幕式內場突出展現首鋼京唐企業宣傳元素;(6)投標單位整體設計開閉幕式場地效果并出圖;(7)舞臺搭建必須進行消電檢,并提供檢測報告;(8)提供各高校校旗入場旗桿;(9)競賽結束后要求還原現場環境。

2.2 會場入口氛圍營造

場地:華北理工大學大會堂入口處

內容:主入口形象標志性展示、全場索引圖、參賽校旗展示(100余所參賽高校)

要求:(1)主入口標志形象須設計新穎美觀,符合本次大賽主題;(2)配備2塊整場活動場地及功能分區索引圖,索引圖含設計元素;(3)中標人須策劃設計參賽各高校校旗展示方案并配備相應物料。

2.3 首鋼京唐特裝展位

場地:華北理工大學大會堂門廳中心及室外入口兩側。

內容:企業文化展示(門廳中心)、企業產品展示(室外入口兩側)

要求:(1)協辦企業40平場地進行特裝,包含但不限于特裝展位、液晶電視、洽談區、休息區桌椅等。(2)負責活動期間企業產品主、分會場間運輸及布置。(3)企業產品展示區域搭棚,確保該區域不受天氣影響。

2.4 會場作品展示

展位數量:約220

展位內容:1*2m U型展位(小孔八棱柱、PVC展板、桌子1張、椅子2(桌椅由學校提供)KT楣板、射燈2,電源接線板)

展區位置:華北理工大學大會堂,內場1樓、2樓、3樓的通道區域

要求:(1)物料裝卸區、運輸區、布展區均需進行地面保護,地面保護地毯為展覽專用地毯;(2)展位所用鋁材、板材等物料均需使用九成新及以上標準物料;展位布置區域要充分考慮人員動線及人流疏散等因素;(3)展位接線必須由專業電工進行安裝布線,活動期間須安排3名電工進行現場執行,杜絕私自牽線裝燈等現象;(4)作品展示區分散至3個區域,配套設計制作布展圖、索引圖、門楣、展板等;(5)供應商負責將學校提供的桌椅從教學樓搬到會場,待會議結束后再搬回原處。

2.5 分組答辯

場地:華北理工大學核心教學區

數量:多媒體教室10間(答辯用)、休息室1間(專家休息)

內容:包括但不限于席位卡、飲用水、紙巾、辦公文具等滿足專家及各代表隊的答辯需求。

要求:(1)物料均需使用九成新及以上標準物料,配備會議用紙、紅黑簽字筆、筆記本等,保證每個答辯教室的門牌及組別一一對應,標識準確清晰;(2)答辯教室外需設置3人左右休息位;(3)專家休息室提供茶歇服務。

2.6 專家組長會議/全體會議

場地:華北理工大學核心教學區

要求:(1)按照會議人數擺臺、配備包括但不限于會議桌、會議椅、音響系統、電腦、話筒等會議物資,滿足20人組長會議及70人左右全體會議服務,物料均需使用九成新及以上標準物料,配備會議用紙、紅黑簽字筆、筆記本、飲用水、紙巾等;(2)提供會堂往返HD教學樓擺渡車(路程約200m)。

2.7 答辯等待區

場地:華北理工大學核心教學區

內容:包括飲水機、指示標牌、圓桌及椅子(學校提供)等。

要求:(1)根據等待區人流估算,提前準備充分的茶水及相關用具;(2)答辯等待區的設置應方便答辯區域師生就地休息等待;(3)配置相應的指示標牌;(4)桌椅布置合理。

2.8 新聞媒體辦公室

場地:華北理工大學核心教學區HD

要求:(1)配備30人會議配套桌椅,包括但不限于插排、飲用水、紙巾等;(2)氛圍契合大會主題,同時貼近新聞媒體工作者環境。

2.9 成果轉化演示及洽談

場地:華北理工大學會堂(主會場演示)、首鋼京唐報告廳(分會場演示)

要求:(1)主會場及分會場演示區競賽氛圍營造、舞美布置、校企宣傳;(2)物料裝卸區、運輸區、布展區均需進行地面保護,地面保護地毯為展覽專用地毯;(3)主會場及分會場成果轉化演示區域內合理布置洽談區,方便投資企業與答辯學生交流討論,洽談區安排服務人員對現場進行及時恢復和服務,確保洽談區干凈整潔。

3 項目設計

3.1 導視系統

數量:根據各區位分布,對導視系統進行布點

物料配置:指示系統物料

要求:合理布局方便所有參會人員能方便快捷到達預期目的地,要求各區域配備索引圖、各功能區方向指示、各功能區標識。設計風格與大賽風格一致,呼應節能環保主題。

3.2 其他物料設計

設計內容:主視覺、展板、展楣、舞臺舞美設計等,需提供各個區域物料設計效果圖,舞臺設計須提供設計效果圖、施工圖,配設計說明。

4 項目其他物資

4.1 參賽服裝

要求:(1)純棉帶領文化衫350件,純棉T3100件。(2)中標方負責提供文化衫及T恤的設計稿及實物。

4.2 報到物資

要求:(1)環保帆布袋1100個,尺寸不小于A4大小;(2)胸牌1600個,透明豎款PVC卡套、紅/藍掛繩、內芯。其中PVC規格95*140mm,內芯規格85*120mm,內芯根據提供材料印刷;(3)會議手冊1100本,會議手冊內容由我方提供,中標方負責排版設計及印刷,需包含學校及企業宣傳等;(4)提供參賽人員報到物資的分裝及發送服務;(5)提供參賽作品打印服務。

4.3 獲獎物資及郵寄

內容:獎牌350個(一//特等獎210個、優秀組織獎110個,成果轉化證書30個)、證書350張(與獎牌對應,賽后郵寄)

要求:(1)中標方需設計制作獎杯、獎牌及獲獎證書;(2)獲獎證書在賽后由中標方委托順豐/EMS郵寄到各高校;(3)中標方提供競賽前后參賽作品的郵寄服務。

4.4 安保保障物資

內容:安保設備、組織者責任險

要求:(1)提供安檢門等安保設備,活動期間對參賽人員及隨身物品進行安檢,保證活動期間人員安全;(2)依據決賽活動規格購買組織者責任險,以保障決賽期間學生(學生自購保險)、指導教師、評審專家、志愿者、工作人員、保安、保潔、醫護等全體活動人員的安全。投保人員按2000人計算。

5 項目其他服務

5.1 專家評審

5.1.1 網站評審運營

內容:大賽指定網站開通、評審系統使用、信息發布等。

要求:支付與節能減排競賽相關網絡所有費用。

5.1.2 競賽作品評審

人員:130

要求:按照大賽評審費標準支付。

5.1.3 成果轉化作品評審

人員:10

要求:按照大賽評審費標準支付。

5.2 交通服務

5.2.1 評審專家交通服務

人員:150

路線:首都機場、天津機場、唐山站、唐山北站及三女河機場往返華北理工大學等5條線路。

內容:接站+送站

要求:(1)正規租車公司提供7座及以下小車,車況良好,證件齊全,保險完備;(2)每輛車配置經驗豐富司機一名;(3)每車同乘人數不超過3人(不含司機);(4)專家等待時間不超過半小時。

5.2.2 /分會場往返交通服務

人員:成果轉化團隊成員、首鋼京唐參觀人員

路線:華北理工大學往返首鋼京唐公司

要求:正規汽車運營集團提供通勤大巴車(核載人數50人)4輛,每輛車配置經驗豐富司機一名。

5.2.3 海外團隊交通服務

人員:瑞典皇家理工學院2支隊伍共計8

路線:斯德哥爾摩往返北京、北京往返華北理工大學

內容:機票、國內交通費、住宿、餐飲。

5.2.4 就餐服務

要求:(1)自助餐形式,150人;(2)發放面值200元飯卡/每人,共計800人;(3)盒飯,500人。

5.2.5 學生住宿服務

人員:800

地點:華北理工大學教師公寓

要求:(1)每間房入住學生人數不能超過3人;(2)用水、用電方便安全,并配備獨立衛生間;(3)房間床單布草需要每天更換;(4)按照后勤集團床位價格標準執行。

5.2.6 茶歇服務

人數:150

要求:按照會議標準執行,其中點心不少于3種,水果不少于3種,飲品種類包括但不限于茶、咖啡和水。

5.3 不可預見服務

內容:會議(競賽)期間產生的不可預見費用。

要求:此項費用應包含在總費用內,用以應對會議期間突發狀況,預計費用10萬元。費用使用事項由雙方協商決定。

6 項目實施要求

6.1 項目實施總體進度要求

本項目完成時間為20198月,投標人應根據這一要求,制定項目總體進度計劃及資源保障計劃,并按計劃實施。

投標人須在投標文件中包含項目進度計劃,詳細闡述項目過程中主要里程碑節點、時間計劃安排。

6.2 項目團隊要求

項目團隊人員配置科學合理、分工明確,投標人應根據這一要求,制定項目人員安排計劃,明確崗位職責,并按計劃實施。

投標人須在投標文件中包含人員安排計劃,詳細闡述項目過程中主要階段的人員計劃安排。

項目團隊人員配置至少應包括項目經理、技術負責人員、設計師、搭建管理人員、AV管理人員、物資管理人員、安保管理人員、后勤管理人員、施工工人等角色。

項目團隊需保持穩定。供應商應承諾項目經理、技術負責人必須專職承擔本項目工作,未經客戶單位許可不得更換。供應商應提出具體管理措施,以確保該承諾得到落實。在項目實施過程中,供應商須按照采購單位的要求更換建設單位認為不合適的人員。

6.3 項目實施過程管理要求

6.3.1 活動策劃階段要求

投標人應調研活動開展現狀及有關詳細需求,明確細化具體的活動策劃執行任務,建立完整的活動策劃框架以及具體實現的方法,形成詳細的設計文本。參考項目確定的總體時間進度、質量等要求,制定項目施工時間進度計劃,同時根據項目的實際情況,進行必要的項目實施風險分析,提出詳細的風險規避辦法和措施。明確項目實施需要的技術標準、設計規范以及項目實施的文檔規范等,活動策劃方案與采購單位保持密切溝通并得到確認。

6.3.2 部署實施階段工作要求

1)部署實施計劃

投標人須按照采購單位要求制定項目部署計劃(含工作計劃和技術方案),完成系統部署實施工作。

2)文明搭建組織實施

確保文明施工,投標人必須按照采購單位要求制定文明搭建組織實施方案,確保對活動現場的保護到位,不得因搭建和活動造成活動場地的破壞。

3)確保安全施工、做好活動現場安全管理

投標人必須按照采購單位要求制定安全搭建體系、現場安保服務方案、各類安全應急預案、部分項目消電檢計劃等

4)現場各區域物料及功能維護

投標人必須按照采購單位制定各項設備、物料、展位等現場維護方案,確保活動現場各功能區物料、設備以最好的狀態呈現。

6.4 項目驗收要求

對于舞臺舞美出具消電檢檢測報告,展覽、導視系、功能區布置統等項目的數量、規格及其他要求由采購單位進行驗收,根據采購單位要求投標人須做出承諾第一時間整改調整,直至合格。

6.5 保密要求

投標人必須大賽相關文件以及由采購單位提供的所有內部資料、文檔、數據和專家信息予以保密。投標人必須遵守與建設單位簽訂的保密協議,未經采購單位書面許可,投標人不得以任何形式向第三方透露。

 

注:最終商務及技術要求以招標文件為準

 

項目聯系人:

劉老師(冶金學院)8805426

孫老師(教務處)8805168

閆老師(國有資產處)8805195

國有資產處

2019621

 

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